Ben je verplicht je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel als je een webshop gaat beginnen? In principe is het niet verplicht. Je kunt namelijk een webshop hobbymatig uitbaten, dat wil zeggen 'zonder de intentie om winst te maken'.
Voorbeeld
Je vindt het leuk om schilderijen te maken. Deze verkoop je tegen kostprijs (of minder) via een webshop. In dat geval zijn de kosten hoger dan de opbrengsten en wordt er geen winst gemaakt. Je bent dan geen ondernemer en kun je de webshop beginnen zonder inschrijving bij de KvK.
De exacte voorwaarden voor een inschrijving bij de Kamer van Koophandel zijn als volgt:
Zoals gezegd kun je een webshop beginnen zonder inschrijving bij de KvK. Dit betekent dat je ook alvast je webshop kunt beginnen en je op een later moment inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Voor de aanmelding bij Shoppagina is namelijk geen KvK- of btw-nummer vereist. Op deze manier kun je reeds kennismaken met de software en je shop inrichten en vormgeven. Denk er dan wel om dat je op tijd je inschrijving regelt. In drukke periodes kan het zijn dat je niet direct een afspraak kunt maken bij de KvK. Tevens moet je rekening houden met enkele dagen voor de aanvraag van iDEAL. Als je dit allemaal op tijd regelt kun je zodra je webshop klaar is direct beginnen met promotie en verkopen.
Als je nog maar net een webshop begint zijn mogelijk nog niet alle voorwaarden van toepassing. In het begin zijn bijvoorbeeld vaak de kosten hoger dan de inkomsten en zullen de verkopen incidenteel van aard zijn. Dit betekent echter niet dat je webshop automatisch als een hobby wordt gezien. Je bent namelijk wel van plan om winst te maken. Vanwege die intentie kun je jezelf als ondernemer beschouwen en is een inschrijving bij de KvK (sinds 2008) wettelijk verplicht.
Bij de inschrijving van je webshop bij de Kamer van Koophandel dien je een rechtsvorm te kiezen, bijvoorbeeld eenmanszaak, vereniging onder firma (vof), besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv). Simpel gezegd bepaalt de rechtsvorm van een bedrijf de aansprakelijkheid. In het geval van een eenmanszaak en vof zijn de eigenaren hoofdelijk aansprakelijk. Dit houdt in dat als je bedrijf bijvoorbeeld schulden heeft deze op jou persoonlijk kunnen worden verhaald. In het geval van een bv en nv zijn de eigenaren, of Directeur Grootaandeelhouder (DGA), niet hoofdelijk aansprakelijk. Om een bv of nv op te richten moet je eerst naar de notaris om een aantal zaken vast te leggen. Tot 2012 was het ook verplicht een flink statkapitaal in de bv te storten. Dat is niet meer nodig maar er zijn wel verschillende eisen en voorwaarden voor het oprichten van een BV.
Als je zelfstandig een webshop gaat beginnen zal doorgaans de eenmanszaak de juiste rechtsvorm voor je bedrijf zijn. Om een eenmanszaak op te richten hoef je enkel naar de Kamer van Koophandel en zijn de kosten zeer beperkt.
Als je de webshop met meerdere personen begint kunnen jullie tezamen een vof oprichten. Dit kun je allemaal direct regelen bij de Kamer van Koophandel en je hoeft dus niet naar notaris.
De kosten voor een inschrijving bij de Kamer van Koophandel vallen reuze mee. Je betaalt eenmalig € 50,00. Tot enige tijd geleden was een jaarlijkse bijdrage verplicht maar deze is met ingang van 2013 afgeschaft. Je hoeft dus niet ieder jaar te betalen om je inschrijving te behouden. Naast de eenmalige kosten voor de inschrijving betaal je ook € 15,00 voor een uittreksel uit het handelsregister. Dit heb je nodig voor bijvoorbeeld het afsluiten van een zakelijke bankrekening en de aanmelding bij een Payment Service Provider (zoals Sisow of Mollie) voor het gebruik van iDEAL. Denk er dus om bij je inschrijving een gewaarmerkt uitreksel aan te vragen. Tip: een digitaal gewaarmerkt uittreksel is gratis en wordt gemaild.
Je kunt de inschrijving bij de Kamer van Koophandel online voorbereiden. Alle gegevens verzend je via een online formulier. Je hoeft dan alleen nog langs en kantoor van de KvK om je te identificeren. Een medewerker neemt het formulier met je door en eventueel kunnen er dan nog gegevens worden gewijzigd. Mocht je bij de online inschrijving niet op alle vragen het antwoorden weten, dan is dat dus geen probleem. Die velden laat je gewoon open en vul je met de medewerker op het kantoor in.
Als je iDEAL als betaalmethode in je webshop wilt aanbieden is een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een zakelijke rekening verplicht. Dit was in het verleden niet zo. Toen kon je nog iDEAL-transacties ontvangen op je privé rekening. Currence, het samenwerkingsverband van banken dat iDEAL heeft bedacht en opgericht, heeft dit echter verboden. Sindsdien is een inschrijving en een zakelijke bankrekening verplicht.
IDEAL is, zeker voor Nederlandse webshops, onmisbaar. Het is herhaaldelijk aangetoond dat het ontbreken van de mogelijkheid om met iDEAL te betalen potentiële klanten afschrikt. Consumenten zijn ook bereid iets meer te betalen als ze met iDEAL kunnen afrekenen. Dit zijn goede redenen om je webshop in te schrijven bij de KvK.
Als je gaat ondernemen krijg je ook te maken met btw. Dit lijkt misschien moeilijk maar valt heel erg mee. Wanneer je goederen verkoopt dien je btw in rekening te brengen. Het tarief hangt af van het assortiment maar zal in de meeste gevallen 21% bedragen. Je vermeerdert simpelweg de verkoopprijs met dit percentage. De btw die je ontvangt houd je apart. Deze moet je namelijk afdragen aan de Belastingdienst. Gelukkig hoef je niet alle btw af te dragen. De btw die je hebt betaald voor zakelijk gemaakte kosten en de inkoop van je producten mag je aftrekken van de af te dragen omzetbelasting. Het restant dien je af te dragen aan de Belastingdienst. Als de betaalde btw meer is dan de te betalen btw, krijg je het verschil terug.
We noemen hier de btw omdat je bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel direct een btw-nummer kunt aanvragen. De medewerker van de KvK kan dit voor je regelen en je krijgt vervolgens alle gegevens per post thuisgestuurd.
Lees meer over je webshop en btw en bijverdienen met je webshop.
Heb jij vragen over het inschrijven van je webshop bij de KvK? Je kunt natuurlijk altijd contact opnemen met de Kamer van Koophandel. In onderstaande artikelen vind je nog meer informatie over de verschillende rechtsvormen en het inschrijven bij de Kamer van Koophandel:
